什么是公文箱练习?
在评估中心,通过我们的例子来练习在压力下排序,了解毕业生招聘人员在邮件或电子邮件中会有什么收获。
保持冷静,快速浏览所有信息,然后开始优先处理。
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电子邮件托盘练习,或相当于电子邮件托盘的练习,是对你处理真实工作场景的能力的测试:多个请求,对你时间的不同要求和信息过载。你会得到一个大致的场景,给你一些背景,然后你必须决定以电子邮件、会议请求等形式回应新的信息。
你可能会在评估中心或甚至更早的时候,在提交你的在线申请时(可能是研究生招聘人员的一个),设置一个纸盘或电子托盘练习在线能力测试或工作模拟练习).
由于冠状病毒带来的社交距离措施,一些雇主正在转向虚拟或数字评估中心。如果雇主决定在这一点上使用这种方法,它将以电子托盘的形式进行。看一看我们的文章浏览更多有关虚拟评估中心的资料及建议。
评估中心内盘和电子盘练习示例
下面是一个简单的例子。
你得到了你的简报…
我们能从中得到什么?您可以将任务委托给市场管理员。你要向董事和首席执行官负责,所以在做重要决定时要记住他们。记下今天是周四下午,你的经理要到周一才回来。
一封电子邮件到达你的收件箱…
你:
- 发送你的作品,并附上“应要求”的附注。
- 要求推迟发送调查结果,直到周一马特回来,他可以签字确认你的工作
- 把你的工作发给Tania,抄送给Matt,并在封面上加一条说明,说明这些初步发现尚未得到Matt的批准
- 在寄给塔尼亚之前,让茱莉亚·温特森审核一下你的作品?
这里的困难是,这是你在新职位上的第一批工作之一,你的老板马特还没有对它进行审核。然而,“顶级老板”,塔尼亚,已经特别要求的工作,需要它为一个重要的会议,发生在马特返回;因此,这一请求不太可能推迟到星期五之后。另外一个主管Julia也不太可能有详细的市场营销知识来检查你的工作,所以最可行的选择是A或C。选项C允许你给出一些背景并解释你自己,表明你回应了一个直接的要求,但也承认工作仍然需要一些投入。
不久又有一封邮件来了……
与此同时,你收到了薇薇安寄来的便利贴……
你是怎么做的?
第一封邮件邀请来自销售总监朱莉·温特森(Julie Winterson),邀请你参加一个社交活动,你的经理马特(Matt)也会参加。你不需要把这当作你的首要任务,但你应该回应,确认你是否可以来喝一杯,或者喝一杯然后吃晚饭。如果你参加了销售会议,你可能想在会议结束时和朱莉娅谈谈这件事。
这次会议是一个很好的机会,你可以和其他团队的同事一起参加会议,吸收新的业务信息,支持你的经理。你应该参加会议,但要换上你的外出助理,并确保薇薇安知道在哪里可以找到你。你也可以把复印工作委托给她。
其他示例练习测试
你可以访问通过我们的商业合作伙伴AssessmentDay进行托盘练习(免费和付费)。除了评估和在线测试公司,你通常也可以在雇主的毕业生招聘网站上找到使用它们的练习测试(比如公务员快速流)或透过就业服务。
更多关于in-tray和e-tray练习的信息
首先,你通常会遇到这样的场景:
- 例如,你是市场营销主管,假期结束后重返工作岗位
- 你是老板的代理人,他不在,你需要在他不在的时候处理他的工作量
- 你作为一名新员工加入公司,必须在处理“工作危机”的同时接受入职培训。
- 你在你申请的职位上工作。
然后你将面对大量的信息。如果这是一个电子托盘练习,它将以多封电子邮件(带附件)、MS Outlook会议请求和即时聊天消息的形式出现。如果它是一种输入式的练习,你很可能会得到很多关于纸质文件、打印出来的电子邮件、便利贴和日记/日历的信息。
无论是哪种形式,你都可能被要求安排会议,参加健康和安全简报或培训。你可能还需要把任务委派给团队成员,回一个电话,或者给待办事项排序。也有可能,你会被要求处理问题(如客户的投诉)或对商业项目(如合并)提出建议。
根据练习的不同,你的任务可能是做以下一项或多项:
- 从多项选择中选择你喜欢的行动/回应
- 从“最有效”到“最不有效”对可能的反应/行动进行排序。
- 列出“要做”的事情的优先顺序,同时列出你首先要做的事情并解释原因(以书面形式或面对面的面试方式)。
- 写一封电子邮件来回应其中的一个或多个项目。
公文盘和电子托盘练习是定时的,通常在30分钟到80分钟之间。如果你因残疾需要额外的时间,如果提前提出或在申请表上注明,通常可以安排。
处理邮件和电子邮件的技巧
注意说明并阅读任何支持信息。然后在做任何事情之前通读所有的信件。
对于每个任务,你的主要选择是:
- 立即或紧急采取行动
- 代表它
- 要么推迟,要么推迟
- 放弃。
注意任何截止日期和电子邮件等发送的日期会帮助你做到这一点。
记住,并非所有紧急任务都是重要的。如果事情紧急但不重要,迅速处理,或者决定是否真的需要做什么。
在某些情况下,某些任务在其他任务完成之前无法完成;记住,这可能会改变你的优先级列表。
管理好你的时间,这样你就能处理好你的收件箱或电子托盘里的所有事情,但不要匆忙而错过关键信息,也不要与你需要做的另一件事相冲突。评估师希望你能识别出重要的关键点,而不是被细节淹没。有时你必须根据现有的信息做出判断,即使你可能并不知道你想要的一切。
利用你之前对公司和职位的研究来指导你的选择。公司的企业价值观和该职位的主要目标可以帮助你找出最好的做法:例如,如果公司的价值观之一是尊重同事和客户,那么不回复同事的电子邮件可能不是一个好主意。
处理公文盘练习中书面部分的技巧
如果你必须写一封电子邮件作为练习的一部分,招聘人员会检查你是否能在商业环境中巧妙地表达自己。
- 确保你的邮件语气合适。例如,如果你给客户或公司的高级成员写信,不要使用非正式的语言。回顾我们的商务沟通和电子邮件礼仪指南的技巧。
- 拟定一个你想说的提纲,以及你需要提出的要点和顺序。
- 保持简洁,如果合适的话使用要点。以清晰明了的英语为目标。
- 起草你的回复并仔细阅读,这样你就可以重新编辑长度,检查拼写和语法:不要依赖可用的拼写检查器。
- 在点击“发送”之前再通读一遍。
如何培养电子托盘练习所需的技能
In-tray或e-tray练习可用于评估一系列职场技能和能力,如下所列;点击链接了解如何开发它们。